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如何做好公司内部调查(一):友谊的小船什么时候说翻就翻?

国际合规法律问题实务与观察2018-10-10 13:52:51

公司内部调查,指的是一个公司或商业组织,对其内部事务进行查明的过程。其目的在于查明相关事实,以判断是否存在违反公司政策或法律法规的情形。

 

公司内部调查是一个公司法务和合规部门最重要的工作之一,不论一个公司制定了多么漂亮的制度,如果它没有能力对潜在的违法行为进行调查,那么根本无法发现违反内部制度乃至法律法规的行为,更谈不上制止这样的行为,后果就是违法行为不受制约地愈演愈烈,公司制度形同虚设,合规管控完全失灵。

 

帮助公司进行内部调查同时也是律师合规业务中最主流的业务形态。许多非争议性质的公司合规业务,如审查公司合规体系的有效性、帮助公司建立有效的体系等,审计事务所、咨询公司都能分一杯羹,拥有法律职业资格的律师们并不占优势。而帮助公司进行内部调查这类争议性合规业务,是律师们最有优势的业务类型,不仅律师的职业技能在这类业务中最能得到发挥,一些其他法律因素,诸如Attorney-ClientPrivilege(之后会详细阐述),也使得这类业务非律师莫属,其他人很难来竞争。

 

合规调查业务十分火热的另一个原因是这项业务实在利润丰厚(具体请见前文:FCPA为什么这么贵)。近十年来合规法律业务迅速成为各大国际律师事务所兵家必争之地,而帮助公司应对各国监管机构的执法(如美国政府关于美国海外反腐败法的执法)也帮助各大律师事务所赚的盆满钵满。2008西门子公司就其违反FCPA的指控与美国执法机构达成历史性和解之前,花了两年的时间聘请著名美国律所Debevoise & Plimpton和德勤会计师事务所进行内部调查,期间一共收到150万个可计费小时(Billable Hour的账单,调查花费共计8.5亿美元;2014年化妆品直销巨头雅芳就其违反FCPA的指控与美国政府达成最终和解,缴纳罚金1.35亿美元。然而雅芳为了达成和解进行的内部调查费用却高达3.44亿美元;最新的例子来自零售业巨头沃尔玛。沃尔玛在墨西哥行贿丑闻爆出后很快就在司法部的压力下展开了内部调查,截止20158月沃尔玛为应对这一案件以及展开内部调查已经花费了惊人的6.75亿美元。

 

笔者曾在国际律师事务所从事数年的合规法律业务,参与过不少公司的内部调查,从一个业务员涉嫌拿供应商几万元回扣这种小事,到代表跨国公司应对美国证券交易委员会(SEC)关于违反FCPA的正式调查,都有一些微薄的经验。笔者现在在一家大型国际金融机构区域总部的合规部门工作,因此有幸能从律师和In-House两个完全不同的视角来审视公司内部调查这个问题。因此,接下来我准备通过一系列文章,和大家讨论一下如何做好一个公司内部调查,期间会穿插介绍一些有意思的真实案例,权当抛砖引玉,也请各位读者不吝赐教。

 

一个内部调查可以分为准备具体实施收尾这三个阶段,这一系列文章也会按照这一顺序逐步展开。

 

一个成功的公司内部调查,离不开前期周密的规划和有针对性的准备工作。那些最后搞得天怒人怨,管理层不满意(或者客户不满意)、监管机构不满意的失败的内部调查,往往不是输在过程中,而是输在了起跑之前的准备上。好的规划和准备主要包括三个方面:1)什么时候公司应当进行内部调查;2)公司内部调查应当如何确定调查范围;3)公司内部调查应当由谁来进行。

 

本文就重点来介绍第一步:什么时候公司应当进行内部调查?

 

有可能触发内部调查的情形

 

有可能触发公司展开内部调查的情形有很多,以下列举一些最为常见的:

 

  • 公司合规或法律部门在日常工作中发现的违法线索:合规和法律部门在处理各类审批和审核业务的过程中,往往会发现一些有可能违反公司政策乃至法律法规的蛛丝马迹。对这些线索保持必要的警惕,进行合理的询问,往往有可能牵出更为复杂的违法情节,导致进一步的调查。

 

案例分享

 

某公司的合规官在审查一个印度同事违规使用公司信用卡提取现金的案子,本来以为只是简单的违反公司信用卡使用要求,简单教育两句就没事了。顺手在Google上搜了一下ATM的地址,发现该同事是在一个当地赌场门口提取的现金,于是合规紧张了,怀疑是不是用公司信用卡取现用于赌博。印度同事狂拍胸脯保证自己不是为了赌博的。为了证明自己清白,印度同事非常真诚的承认当晚在附近撞车了,由于喝了点酒,所以准备取现来贿赂来处理事故的警察的。(合规官:@#@#%*&&%,你这智商欠费了啊?)

 

  • 针对员工不法行为的举报:这种举报可以是匿名的,也可以是实名的;可以是来自于公司内部的,也可以是来自于公司外部。跨国企业基本上都有完备的匿名举报热线制度,方便内部员工举报其知晓的违法情形。很多时候,大型跨国公司的供应商和合作伙伴如果觉得在和公司交往过程中受到了不公正待遇,也会成为举报者。有时公司在大型的项目招投标结束之后,都会有来自竞标单位的匿名信,揭发所谓的黑幕。



  • 来自执法机构的询问:有时执法机构会主动找到公司就某些事实进行询问,问题可能是非常具体,也可能很宽泛。执法机构可能是接到了某个很具体的举报,也可能是其他案件触发了它们对行业内其他类似公司的担忧,但不管怎样,对执法机构的询问公司都要十分重视,往往有必要展开内部调查来查明执法机构关心的事实。

 

  • 来自执法机构的Subpoena:这和上面所提到的询问类似,但正式得多。以美国对FCPA执法为例,FCPA的两大执法机构,DOJSEC,收到关于某公司违反FCPA的相关线索后,经过前期的调查取证、核实等工作,若正式决定展开调查,往往会向调查对象发出一个Subpoena(中文多翻译为传票,但不是特别准确。传票是指要求相关方到庭的通知,对象可以是所有庭审参与方。而Subpoena主要指的是要求对方向法庭或执法机构提供某一方面的证据或就某一问题作证),要求调查对象对某一问题作出说明并提供证据。Subpoena的措辞往往非常宽泛,目的是让调查对象尽可能的披露相关情况并提供证据。

 

  • 来自公司高层的询问:公司的董事会有时会责成合规或法务部门就某一事项进行调查。例如,该公司的竞争对手在某一被国家被处罚,并认定其某种营销手段实际是变相的行贿。那么公司管理层就有理由担心本公司在该国是否也存在着同样的问题。

 

对执法部门的询问和调查要求,永远不能掉以轻心

 

面对执法机构发出的Subpoena,公司往往没有太多选择,通常都要按照Subpoena的要求,展开内部调查,搜集并提供相关证据。这是表现合作态度,知错能改的最基本体现,也是争取从轻或减轻处罚的最基本要求。收到Subpoena后还负隅顽抗,不当一回事的公司也不是没有,但下场通常不太好。法国的Alstom的公司就曾不配合美国司法部关于其违反FCPA的调查,最后司法部在独立完成调查后,不仅坚持对其三名高管提出刑事指控,还重罚Alstom7.72亿美元,是FCPA执法历史上刑事罚金之冠。

 

即使是执法机构非正式的询问也应当积极对待。一方面,消极对待有可能引起执法机构的怀疑,招致更为严厉的调查;另一方面,执法机构有可能已经掌握了一定的违法线索乃至违法证据,公司如果不能认真应对,主动查明事实,实际上错失了执法机构给你自证清白,并且争取宽大处理的机会。

 

案例分享

 

我曾协助一家大型国有企业客户应对来自SEC的询问。事情的起因是某著名英文媒体对该企业所处行业的一篇深度报道。根据报道,该行业在中国的许多公司会向行业监管机构的官员支付好处,以获得监管机构在某一类日常事务安排上的特殊照顾。报道甚至称这种做法是行业内公开的秘密。我们的客户是在美上市企业,受FCPA的管辖,因此SEC就联系到了该企业,漫不经心的提出三个问题:1)贵司是否有报道所称的这类行为?2)贵司是否有类似的行为;3)贵司是如何处理与这一监管机构的关系?

 

这三个问题看似漫不经心,实则暗藏玄机。我们客户虽然在美上市已久,对各种监管要求也算熟悉,但对这一类型的问询却完全没有经验,在关门研究了两天后,客户的董秘打电话给我:

 

赵律师,我们已经研究决定了,对上述问题我们的回答如下:1)没有;2)没有;3)符合法律规定。请代为转告SEC

 

这件事已经过去好几年了,但我当时一脸懵逼的状态现在想来还是记忆犹新。我常常想,如果当时真的这么回复SEC,是不是有机会见证一些历史呢?

 

好说歹说终于先让客户冷静下来以后,我们首先联系了SEC负责这个案件的官员,他倒也非常直率的告诉我们,SEC进行这样询问的原因主要是由于该篇报道,SEC希望核实情况。SEC同时也向该行业所有在美上市的公司(包括该企业的竞争对手)做了类似的询问。

 

SEC的沟通使我们对情况有了大致的判断:这一询问并非针对该企业一家, SEC已经掌握非常明确的违法线索或证据的可能性相对较小;但SEC对报道所揭示的该行业腐败问题有很深的担心,如果不能打消疑虑,SEC很有可能将调查活动升级。

 

基于这样的判断,我们向客户苦口婆心地解释了,SEC除了希望知道一个准确的答案之外,更关心的是公司是如何得出这一结论的。要想让这三个问题的答案具有说服力,就必须展开细致的内部调查,用公正的调查过程和客观的调查结论来说服SEC因此,公司应当立即授权律师展开内部调查。

 

结合案件的背景以及我们所了解的情况,我们建议把调查重点放在公司处理这一负有争议的日常事务安排的流程规定和具体执行情况上,尤其是在这个过程中公司是如何与相关监管机构进行必要的交往,以及公司是如何管理这种交往上。

 

最后的结局可谓皆大欢喜:SEC非常满意我们的调查结果,不仅明确表示我们的调查是非常充分(Thorough,还书面表示此事到此为止,接下来不会对该公司展开任何后续调查。

 

是否应当对举报的违法行为进行调查?

 

公司是否要对所有收到的举报内容进行内部调查呢?最稳妥的选择当然是对每一个举报内容都进行调查,不放过任何可能的违法线索,我的确见过这样的客户,它们在全球范围内将所有收到的举报都有编号,每一个举报内容都安排当地的外部律师进行调查,每件案子都限期结案。两年时间里,我们帮它查过的案子从基层采购员采购小零件时涉嫌和供应商勾结,到中国区一把手涉嫌行贿工商局,范围跨度之大相当少见。

 

但是对大部分公司来说这么做并不现实,要调查所有举报的内容占用大量人力物力和资源不说,许多匿名的举报并没有提供非常具体的线索,真要调查起来好比大海捞针。

 

以下是我总结的一些是否需要对举报展开调查的考虑因素:

 

  • 通过举报的来源、举报人的身份以及举报本身的翔实程度来判断举报是否有可信度


并非所有的举报都是真实的,利用对方公司的举报机制来打击竞争对手,给竞争对手制造麻烦也是商场上常见的伎俩。一般来说,举报人选择匿名身份举报的情形更多,但即使是匿名,他们也会透露一些关于自己身份和举报原因的信息,这些信息都应该仔细审查,结合实际情况,以判断其合理性和真实性。

 

举报的翔实程度以及细节掌握程度往往也是真实性的一个直接反应,一般来说,举报越具体,细节越充分,真实的可能性也越高,也就更值得进一步调查。此外,一般来说,实名举报真实性也更强。

 

  • 如果不展开调查,举报人是否有可能直接向执法机构报告,举报人的信息引起执法机构关注的可能性有多大?

 

公司还需要站在执法机构的角度来考虑这一问题:如果执法机构收到了类似的举报,是否会感兴趣,是否会展开调查?

 

SEC举报者奖励计划就是对所有掌握公司违法线索的知情者的一个巨大鼓励,向SEC完成一个成功的举报,举报人可以获得以上千万美元计的高额奖励。而且从事合规、内审职能的员工,甚至为其他公司进行内部调查或者审计工作的人员也能够参与这一奖励计划(只不过他们必须向公司先提出举报,公司在一定时间内不作为,他们才可以转向监管机构)。所以当举报人选择向公司,而不是执法机构,来举报违法行为时,公司真的应当珍惜眼前人

 

  • 举报的违法行为是否反映了公司在某一项合规制度上存在着系统性的风险?

 

相比起个案,系统性的合规风险永远是合规部门应当优先关注的。举报的内容如果不是关于一件孤立的个案,而是反映了一种合规体系上的缺陷,或是举报显示某类违法行为具有相当的普遍性,那么就非常值得好好调查。

 

  • 举报违法行为涉及的金额和规模

 

  • 举报的违法行为是否有可能处在持续进行的状态。

 

如果根据举报内容,相关违法行为有可能正处在进行状态,公司就更加应当考虑展开调查,抓住制止违法行为的机会,至少也能减少损失。

 

案例分析:

 

某欧洲制造型企业在中国成立的合资公司在2013年到2015年间新建了一个生产基地,由于合资方有政府背景,因此大量的厂房建设和设备采购都通过公开招标来进行。

 

某个设备采购结束后,一家参与招标的供应商实名向公司举报招标过程受到不公正待遇,并把矛头直指负责招标的一个采购部门的负责人和一位公司高管,并提供了所所有招标文件和邮件记录。这个供应商似乎还嫌不够正式,聘请了律师与公司交涉,摆出一副死磕到底的姿态,并威胁不给他们一个说法,他们就走司法途径

 

在这个案件中举报内容非常具体、举报对象明确,初步证据也非常充分;反映了公司在公开招标领域可能存在着巨大的合规漏洞,如果属实,则很有可能其他工程和采购项目招标也存在类似的问题;举报人态度坚决,理直气壮,也使其可信度较一般的举报来的更高;对该举报如果处理不当,举报人很有可能会采取其他法律行动,很有可能会引起执法机构的调查。所以,公司应当就该举报立即展开全面的内部调查。

 

必须要说明的是,无论最后决定展开调查与否,公司面对匿名举报,都应当用一种合理的方式进行回复,一方面确认收到举报,另一方面向举报人保证保密性,最重要的是,邀请举报人提供更多信息和细节。

 

关于是否要展开内部调查,今天就讨论到这里。下一篇文章我们将一起讨论如何确定内部调查的范围“由谁来进行内部调查,敬请关注。


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